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Sommaire

Générer un PDF

À partir d’un modèle créé dans le module Édition de Bridge, une brochure PDF peut être générée pour une sélection de 2 façons différentes : en direct à la volée ou programmée à l’avance.

Génération directe à la volée

Il est possible de générer à la volée une brochure dans l’interface d’une sélection du module Sélections de Bridge. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer auparavant la sélection ou ses modifications, sauf si vous souhaitez utiliser le nom de la sélection comme titre du PDF.

Cliquez sur le bouton Imprimante en bas à droite de l’écran.

Dans la fenêtre modale qui s’ouvre, sélectionnez :

  • le modèle à utiliser
  • la langue du document
  • la définition souhaitée (HD par défaut)

Pour les Bridge régionaux, vous avez aussi la possibilité d’afficher les modèles de l’admin en activant le bouton.

Les modes d'exports des PDF

La fenêtre modale propose plusieurs options d’export :

  • Aperçu HTML
  • PDF direct (limité aux sélections de 50 fiches ou moins)
  • QR Code
  • Lien
  • Email (saisissez une adresse ou plusieurs séparées par des points-virgules)

Les PDF ainsi générés restent disponibles en ligne pendant 24 heures. N’oubliez pas de les télécharger avant la fin de ce délai. L'envoi par mail ne doit être utilisé qu'en interne.

Dans l’envoi par mail, 4 modes d’exports existent : 

  • PDF (un seul fichier) : mode classique. 1 fichier contenant la brochure complète
  • PDF (un fichier par fiche) : Le PDF contiendra la couverture, pages images, notes, pub etc…. mais 1 seule fiche SIT. Sont créés autant de PDF que de fiches. Utile pour des BAT par exemple.
  • PDF (un fichier par fiche) ZIP : Envoi d’un ZIP avec tous les fichiers fiche par fiche
  • JPG fiche à fiche : Chaque fiche sera isolée et exportée en JPG.
  • JPG page à page : le document est découpé en page à page et converti au format JPG.

Pour créer un fichier PDF type BAT à envoyer à vos prestataires individuellement, utilisez l'écran de planification qui contient le mode d'export "ZIP"

Génération programmée par planification

Cette partie du module Éditions vous permet de planifier la génération de brochures créées dans la partie Modèles. Il est possible de programmer un envoi par email, par FTP/SFTP ou en lien de téléchargement.

Pour créer une nouvelle planification, il est nécessaire d’indiquer :

  • Nom
  • Sélection de fiches à utiliser
  • Langue du document
  • Modèle d’édition à utiliser
  • Fréquence de génération souhaitée (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle)
  • Heure de génération souhaitée
  • Adresse email qui recevra les notifications ou le document généré. Il est possible d’indiquer plusieurs adresses séparées par un point-virgule.
  • Mode de réception souhaité (email, FTP/SFTP ou lien de téléchargement permanent)

Envoyer par FTP/SFTP

Dans le cas d’un envoi par FTP/SFTP, il faut configurer l’envoi plus précisément :

  • Mode (FTP ou SFTP)
  • Hôte (de type 00.000.00.000)
  • Identifiant (login de votre FTP)
  • Mot de passe
  • Port (exemple : 25)
  • Chemin : lien absolu du dossier dans lequel doit être stocké le fichier sur votre serveur (exemple : /home/www/site/pdf)
  • Nom de fichier : nom souhaité pour le fichier généré, sans espace ni caractère spécial
  • Envoi ou non d’une notification par email à la génération

À chaque génération, le fichier PDF stocké à l’endroit indiqué sur le FTP sera automatiquement mis à jour.
Vous pouvez activer ou désactiver la planification avec le bouton situé à droite du nom en haut de page.

Créer un lien de téléchargement

Vous pouvez stocker vos brochures de façon permanente sur Pylot Bridge : à chaque génération, le fichier est mis à jour à la même adresse, sans limite de durée (contrairement aux PDF générés à la volée, disponibles 24 heures).

  • Choisissez le mode de réception « Créer un lien de téléchargement ».
  • Saisissez le nom du fichier stocké. Caractères autorisés : lettres sans accents, chiffres, _ et -. Le nom doit être unique sur votre instance : s’il est déjà pris, le message « Ce nom de fichier est déjà utilisé » s’affiche.
  • Le lien permanent s’affiche après l’enregistrement de la planification ; un bouton permet de le copier dans le presse-papier.
  • Diffusez ce lien à vos publics : chaque téléchargement est comptabilisé dans les statistiques de votre instance.

Attention : si vous modifiez le nom du fichier d’une planification existante, l’ancien lien ne sera plus valide.

Avec les modes d’export « un fichier par fiche » ou « page à page », il n’y a pas de brochure unique : Bridge affiche alors le motif des URL générées (dossier de la planification, puis nom de la fiche et son code, ou nom du fichier suivi du numéro de page).

Les fichiers ainsi stockés comptent dans le quota de stockage de votre abonnement (voir « Quotas et période de grâce » ci-dessous).

Regénérer une planification

Il est possible de regénérer une planification sans modifier les périodes de mises à jour automatique, avec le bouton « Exécuter »

Quotas et période de grâce

Votre abonnement comporte un quota de PDF générés (calculé sur une période flottante de 30 jours) et un quota d’espace de stockage pour les fichiers conservés sur Pylot Bridge (planifications en mode « lien de téléchargement » et guides d’accueil).

Lorsqu’un quota est dépassé au moment d’une génération, Bridge n’interrompt pas immédiatement le service : une période de grâce (7 jours par défaut) démarre. Pendant cette période, les fichiers continuent d’être générés et stockés, et un e-mail d’alerte « Quota dépassé » est envoyé à chaque génération à l’adresse de notification de la planification, avec le nombre de jours restants avant coupure.

À l’issue de la période de grâce, la planification passe en erreur (« Le quota de stockage PDF est dépassé » ou « Le quota de PDF généré est dépassé ») et le fichier n’est ni généré ni stocké. Dès que l’usage repasse sous le quota — par exemple en supprimant des planifications à stockage permanent devenues inutiles — la période de grâce est levée et les générations reprennent automatiquement.

Les tutoriels associés

[EDITIONS] Ajouter un lien dans AVIZI vers un PDF bridge planifié
Ajoutez le lien fixe de vos PDF dans AVIZI
Voir le tutoriel

Foire aux questions

  • Vérifiez que la planification est bien activée
  • Vérifiez que la fréquence d’envoi est bien paramétrée
  • Vérifiez que l’email utilisé pour les notifications est valide
  • Vérifier que l’email de pylotbridge est bien autorisé dans votre boîte mail

Vérifiez que la sélection utilisée contient bien des fiches coïncidant avec les rubriques de votre PDF

Le quota de génération ou de stockage de PDF de votre abonnement est dépassé et la période de grâce est écoulée. Libérez de l’espace en supprimant les planifications à stockage permanent devenues inutiles, ou contactez-nous pour faire évoluer votre abonnement. La génération reprend automatiquement dès que l’usage repasse sous le quota.